Factura electrónica FEL en Guatemala: qué es, cómo funciona y cómo conectarla a su ERP

Hoy la mayoría de empresas que emiten facturas en Guatemala deben usar la factura FEL. Muchas personas la usan cada día sin saber bien cómo funciona. Esta guía se lo explica con palabras simples. Al final le mostramos cómo se conecta a un sistema de su empresa.

Qué es la factura FEL

FEL quiere decir Factura Electrónica en Línea. Es el nombre corto del Régimen de Factura Electrónica en Línea. Es el modelo que la SAT estableció para emitir documentos tributarios electrónicos. Esos documentos se emiten de forma segura y con autorización en línea.

Un documento tributario electrónico se conoce como DTE. Es la versión digital de una factura o de otro documento de impuestos. No es una hoja de papel ni una foto. Es un archivo con datos ordenados que los sistemas pueden leer.

Ese archivo está en formato XML. XML es una forma de escribir datos para que un sistema los lea sin errores. Usted casi nunca lo abre. Pero ese archivo es el que tiene valor ante la SAT.

Para ser válida, la factura debe pasar por la certificación. Certificar es darle validez en línea al documento. Cuando el DTE se certifica, recibe un número de autorización. Ese número es la prueba de que la factura quedó certificada. Sin certificación, la factura no es válida.

La SAT cita como base legal el artículo 29 "A" de la Ley del IVA. También cita el Acuerdo de Directorio 13-2018. La SAT incorporó a los contribuyentes al régimen por etapas. Hoy la mayoría de contribuyentes que emiten facturas debe usarlo. Si tiene dudas sobre su caso, consulte con su contador.

Quién participa: emisor, certificador y SAT

En cada factura FEL participan tres partes. Cada una tiene un papel distinto. Conocerlas le ayuda a entender todo lo demás.

• El emisor: es la empresa que emite el DTE. Si usted vende, usted es el emisor.
• El certificador FEL: es una persona o empresa autorizada por la SAT. Certifica los DTE de los emisores que lo acreditaron.
• La SAT: recibe del certificador cada DTE ya certificado.

La persona o empresa que compra se llama receptor. Es quien recibe la factura. El receptor no certifica nada, pero también tiene obligaciones que veremos más adelante.

El certificador tiene dos tareas después de certificar. Primero devuelve el DTE certificado al emisor de inmediato. Así el emisor puede entregarlo al receptor. Después el certificador envía ese DTE a la SAT.

La SAT también funciona como certificador gratuito. Lo hace por medio de su Agencia Virtual y de la APP FEL. Además existen certificadores privados autorizados. Algunos ejemplos son Infile, Megaprint y G4S.

Una aclaración importante: Granados AI no es certificador. Nuestro trabajo es conectar su sistema con el certificador que usted elija.

Tipos de documentos más comunes

La factura no es el único DTE. Cada tipo tiene una sigla corta. Estos son los más comunes:

• Factura (FACT): la factura de una venta normal.
• Factura Cambiaria (FCAM): se usa en las ventas al crédito.
• Factura Pequeño Contribuyente (FPEQ): la factura de los pequeños contribuyentes.
• Nota de Crédito (NCRE): sirve para anular o ajustar una factura.
• Recibo por Donación (RDON): sirve para respaldar una donación.

Elegir bien el tipo importa. Si vende al crédito, use la Factura Cambiaria. Si se equivocó en una factura, la Nota de Crédito le permite anularla o ajustarla.

Cómo se emite una factura FEL, paso a paso

Este es el camino de una factura FEL, desde la venta hasta la SAT. Son seis pasos cortos.

1. Usted prepara el DTE

Usted registra la venta con los datos del cliente, los productos y los montos. Con esos datos se arma el DTE en formato XML. Puede hacerlo en la Agencia Virtual, en la APP FEL o en su propio sistema.

2. El certificador lo certifica

El DTE llega al certificador que usted acreditó. El certificador lo certifica en línea. Al certificarlo, el DTE recibe su número de autorización.

3. Usted recibe el DTE certificado

El certificador le devuelve el DTE certificado de inmediato. Desde ese momento, la factura ya es válida.

4. Usted entrega la factura al cliente

Usted entrega el DTE certificado al receptor. Muchas empresas también envían un PDF. El PDF es solo una copia visual. El documento válido es el DTE certificado en XML.

5. El certificador envía el DTE a la SAT

Después, el certificador envía el DTE a la SAT. Ese envío es parte de su trabajo como certificador.

6. Usted y su cliente guardan el XML

Usted y su cliente deben guardar los archivos XML de cada DTE certificado. Hay que guardarlos durante el tiempo que exige el Código Tributario. Un PDF guardado no reemplaza al XML.

Certificar con la SAT o con un certificador privado

Las dos opciones dan facturas válidas. La diferencia está en cuánto trabajo manual necesita su equipo. También depende de cuántas facturas emite.

La SAT ofrece su certificador sin costo. Se usa desde la Agencia Virtual o desde la APP FEL. Ahí usted ingresa los datos de cada factura. Esta opción tiene sentido si emite pocas facturas al mes. También sirve si todavía no usa un sistema para vender.

Un certificador privado tiene sentido cuando quiere que su sistema emita las facturas. Así nadie vuelve a escribir los datos de cada venta. Usted elige al certificador y lo acredita. Antes de contratarlo, confirme que permite conectarse con su sistema.

Una regla simple le ayuda a decidir. Si facturar le toma pocos minutos a la semana, empiece con la SAT. Si facturar ocupa a una persona todos los días, la cosa cambia. Ahí conviene un certificador privado conectado a su sistema.

Cómo funciona la factura FEL dentro de un ERP

Un ERP es un solo sistema para pedidos, bodega, cobros y reportes. Si quiere conocerlo mejor, lea qué es un ERP y cuándo conviene. Con la factura FEL conectada, esto pasa en cada venta:

• El ERP crea la factura en el momento de la venta. Usa los datos que ya tiene.
• La envía al certificador FEL que usted eligió, por medio de su conexión.
• Recibe el DTE certificado con su número de autorización.
• Guarda el XML y el PDF de esa factura.
• Envía la factura a su cliente.
• Al mismo tiempo, actualiza el inventario, las cuentas por cobrar y los reportes.

Su equipo registra la venta una sola vez. Lo demás lo hace el sistema. Bodega ve la salida del producto. Cobros ve el saldo del cliente. Gerencia ve la venta en sus reportes.

La factura también puede llegar a la contabilidad. Con un módulo contable, cada factura FEL certificada genera su asiento. Un asiento es el registro contable de un movimiento. Así nadie copia totales de un sistema a otro.

Recuerde que Granados AI no es certificador. Nosotros construimos la conexión entre su ERP y su certificador. Su empresa elige y contrata al certificador. También confirma que el certificador permite la conexión.

Cuándo le conviene un ERP con FEL y cuándo no

Sea honesto con sus números antes de decidir. Si emite pocas facturas al mes, la opción gratuita de la SAT puede bastar. Ingresar unas cuantas facturas en la Agencia Virtual no toma mucho tiempo. En ese caso, un ERP sería un gasto que todavía no necesita.

Un ERP con FEL conviene cuando facturar se vuelve trabajo de todos los días. Estas son señales comunes:

• Emite muchas facturas cada día y alguien las escribe una por una.
• Cada venta se escribe dos veces, en su control y en la factura.
• El inventario no cuadra porque la venta y la factura van por separado.
• Cobros no sabe qué facturas al crédito siguen pendientes.
• Encontrar el XML de una factura vieja le toma demasiado tiempo.

Si se identifica con varias, vale la pena evaluar un ERP. En cuánto cuesta un ERP en Guatemala explicamos los precios con ejemplos.

Errores comunes con la factura FEL

Estos errores son fáciles de evitar si los conoce desde el principio:

• Creer que el PDF es la factura. El documento válido es el DTE certificado en XML.
• Entregar una factura sin número de autorización. Sin certificación, la factura no es válida.
• No guardar los XML. Debe conservarlos el tiempo que exige el Código Tributario.
• Usar una Factura cuando la venta es al crédito. Para eso existe la Factura Cambiaria.
• Corregir una factura con otra factura. Para anular o ajustar se usa la Nota de Crédito.
• Pensar que su proveedor de software certifica. Solo un certificador autorizado por la SAT certifica.
• Escribir la misma venta en su sistema y otra vez en la Agencia Virtual. Así aparecen diferencias.

La factura electrónica en Guatemala ya es parte del día a día de su empresa. Bien conectada, le ahorra trabajo en vez de dárselo.