Sistemas ERP a la medida para empresas en Guatemala

Sistemas ERP a la medida para empresas en Guatemala

Un ERP es un solo sistema que une pedidos, bodega, compras, cobros y reportes. Un ERP a la medida se construye según los procesos de su empresa. La inversión inicia en Q15,000. La construcción toma normalmente entre tres y cuatro semanas. El plazo cuenta desde que recibimos de usted la información necesaria. Antes de empezar, todo queda por escrito. Esto incluye el nivel, el alcance, el precio y la fecha comprometida.

La misma cifra aparece en tres hojas de cálculo distintas y ninguna coincide. Los pedidos se aprueban por chat. Esa aprobación se pierde entre mensajes. Solo la persona de bodega sabe cuánto inventario hay en realidad. El reporte del mes se arma a mano. Toma varios días de copiar y pegar.

Un ERP a la medida muestra en un solo sistema el estado real del negocio. Ahí se ve qué se pidió, qué se aprobó y qué hay en bodega. También se ve qué se despachó, qué se facturó y qué falta cobrar. Usted no tiene que adaptar su operación a un producto ya hecho. Construimos el software a la medida alrededor del proceso que su empresa ya usa. El sistema usa los nombres, estados y reglas que su equipo ya conoce.

Un sistema prefabricado suele fallar en una empresa guatemalteca operativa. La razón es simple. Fue diseñado para una empresa promedio. No sabe que usted factura distinto al mayorista y al cliente de mostrador. Tampoco contempla que hay dos bodegas y una consignación. No sabe que sus aprobaciones dependen del monto. Y sus reportes de fábrica no se parecen a los que pide su gerencia.

Qué incluye un sistema ERP a la medida

Estas son las partes que construimos con más frecuencia. Inventario es una función estándar del ERP. Contabilidad y planillas son módulos opcionales. No todo entra en la primera fase. El alcance se define según su operación y el nivel de complejidad que corresponda.

Inventario y bodegas: Usted ve las existencias por bodega y por ubicación. Cada ingreso, salida, traslado y ajuste queda registrado. Se guarda la fecha, el responsable y el motivo. Cada artículo tiene su mínimo. El sistema avisa antes de que se agote, no después. El sistema de inventario y facturación usa el mismo registro. Al despachar, el inventario se descuenta solo. Al facturar, no hay que volver a ingresar el dato.

Pedidos y ventas: El pedido entra una sola vez y sigue los pasos reales de su operación. Esos pasos son cotizado, aprobado, en preparación, despachado y entregado. Las reglas de aprobación se aplican solas según monto, cliente o tipo de venta. El vendedor ve el estado del pedido sin llamar a nadie. El historial queda completo.

Compras y proveedores: Las órdenes de compra se autorizan y se comparan con lo que se recibe. La recepción puede ser parcial o total. Cada proveedor tiene su ficha, sus condiciones y su historial de precios. Al recibir, el inventario se actualiza en el momento. No hay que ingresar los datos dos veces.

Facturación, contabilidad y planillas: Los documentos de venta salen de la información que ya está en el sistema. Llevan la estructura fiscal que su empresa necesita en Guatemala. Las cuentas por cobrar muestran el saldo de cada cliente. También muestran la antigüedad de la deuda y los pagos aplicados. El sistema puede incluir módulos de contabilidad, planillas y nómina. Se construyen a la medida del proceso de su empresa. Usan los mismos datos de la operación, sin ingresarlos dos veces.

Documentos y trazabilidad: Cada documento queda adjunto al registro al que pertenece. Esto incluye contratos, políticas, fichas técnicas y respaldos. El sistema guarda cada versión y siempre marca cuál es la vigente. Cada cambio importante guarda quién lo hizo y cuándo. Si alguien pregunta por qué se aprobó algo, la respuesta está en el sistema. No depende de la memoria de una persona.

Reportería operativa: Los reportes se generan con la información en vivo de su operación. Incluyen ventas por período, rotación de inventario y cumplimiento de entregas. También muestran márgenes por línea y cartera por cobrar. Se ven en pantalla y se pueden exportar. Cerrar el mes ya no obliga a reconstruir todo a mano.

Cuándo una empresa necesita un sistema a la medida

No toda empresa necesita un sistema a la medida. Decirle lo contrario sería vender por vender. Hay señales claras de que el momento llegó. Todas vienen del costo oculto de operar sin un registro único.

La misma información vive en más de un lugar: Existencias, precios y clientes están en archivos distintos. Si algo cambia, hay que cambiarlo en varios lugares. Tarde o temprano, alguien olvida uno.

Hay procesos que solo una persona conoce: Si esa persona se enferma o se va, la operación se detiene. O hay que rehacerla desde cero. El proceso no está escrito en ningún lado. Mucho menos está dentro de un software.

El reporte mensual toma días: Para cerrar el mes hay que pedir archivos, juntarlos y revisar diferencias. Así, la empresa paga varios días de trabajo calificado por un dato. Ese dato debería estar disponible en segundos.

Al sistema actual hubo que inventarle rodeos: Los rodeos muestran con claridad que el producto no encaja con su proceso. Por ejemplo, campos que se usan para algo distinto de su nombre. O un archivo aparte para lo que el sistema no cubre. O un paso que se hace afuera porque adentro no se puede.

Cuándo un sistema prefabricado sí es la respuesta correcta: A veces, un producto ya hecho es más barato, más rápido y perfectamente suficiente. Pasa cuando su operación es estándar y de bajo volumen. También cuando un solo punto de venta cubre todo lo que hace. O cuando su proceso todavía cambia cada pocos meses porque el negocio es nuevo. Si es su caso, se lo diremos en la llamada de diagnóstico. Un sistema a la medida se justifica cuando el proceso es particular y ya estable. Además, el trabajo manual y los errores deben costar claramente más que construirlo.

Cómo construimos su ERP

El proyecto avanza en seis pasos y se entrega por fases. Primero entran en operación las funciones de mayor valor. El resto se construye mientras su equipo ya usa el sistema.

Llamada de diagnóstico: Revisamos su proceso actual y vemos dónde se pierde el tiempo.

Alcance por escrito: Usted recibe por escrito el alcance y un precio fijo antes de construir. El alcance dice qué incluye el proyecto.

Construcción de la fase uno: Primero construimos las funciones de mayor valor para su empresa.

Revisión: Usted tiene dos rondas de revisión por cada fase entregada.

Puesta en marcha: Pasamos su información al sistema y capacitamos a su equipo. Luego el sistema entra en operación.

Continuidad: Vigilamos que el sistema funcione bien y le damos soporte. La siguiente fase empieza cuando usted esté listo.

Cuánto cuesta un ERP a la medida en Guatemala

El nivel depende de qué tan compleja es la operación. Cuentan las integraciones, las reglas de negocio, los roles y la migración de datos. Los módulos opcionales se suman al nivel que corresponda. No convierten una operación compleja en un proyecto Esencial.

Tras la llamada de diagnóstico, el nivel, el alcance y el precio quedan por escrito. Ese precio de construcción no cambia dentro del alcance acordado.

La mensualidad cubre operación, monitoreo, respaldos, atención de incidentes y soporte. También cubre mejoras menores dentro del alcance, como ajustes de configuración y mantenimiento. No incluye módulos nuevos ni funciones de alcance mayor. La mensualidad depende del nivel elegido. Es Q1,500 para Esencial, Q3,000 para Operativo y Q5,000 para Integral. Todos reciben soporte de lunes a sábado. De lunes a viernes, de 08:00 a 18:00. El sábado, de 08:00 a 17:00, hora de Guatemala.

Inventario es una función estándar dentro del ERP. Puede ser la primera fase. No tiene un cargo adicional fijo. Contabilidad y planillas son módulos opcionales de Q5,000 cada uno. Se suman al nivel de ERP que corresponde a su operación.

El ERP y los módulos contable y de planillas se pueden pagar en cuotas. Son cuotas de 3, 6 o 12 meses, sin intereses ni recargos. El total es el mismo en cualquier modalidad. Puede pedir módulos o funciones mayores después del alcance acordado. Se cotizan por escrito como una fase nueva.

Módulos que se construyen dentro del ERP

Muchas empresas empiezan con un solo módulo y crecen desde ahí. Cada módulo tiene su propia página con el detalle.