Software contable a la medida en Guatemala

Software contable a la medida en Guatemala

El software contable a la medida conecta su contabilidad con su operación real. Vive dentro del ERP, un solo sistema que une pedidos, bodega, compras, cobros y reportes. El módulo cuesta Q5,000 adicionales al nivel de ERP que le corresponda. La construcción toma normalmente entre tres y cuatro semanas. Se cuentan desde que recibimos la información necesaria de su parte. El alcance y la fecha comprometida quedan definidos por escrito.

En la mayoría de las empresas guatemaltecas, la contabilidad no está mal llevada. Está llevada dos veces. La primera vez es en la operación, cuando se despacha, se factura y se paga. La segunda vez es en el programa contable. Ahí alguien vuelve a digitar lo mismo, en otro formato y una semana tarde.

El problema de fondo no es el programa contable. Es que la contabilidad vive separada del lugar donde pasan los movimientos del negocio. Por eso el cierre siempre llega tarde. El cierre es la revisión final de las cuentas de un período, como un mes. Por eso las diferencias aparecen al final. Y por eso el contador pasa más horas cuadrando números que interpretándolos.

Nosotros no vendemos un programa contable de caja, de esos que se compran ya hechos. Construimos el módulo contable dentro del ERP a la medida de su empresa. Así, el asiento sale del documento que ya se registró. No sale de digitar todo por segunda vez.

De dónde sale cada asiento

Un asiento es el registro contable de un movimiento, como una venta o un pago. En un módulo contable a la medida, cada asiento viene de la operación. Siempre se puede ver de dónde salió. Nadie escribe un asiento a mano para explicar algo que el sistema ya sabe.

La venta genera el asiento: Cuando se emite el documento de venta, el sistema hace el asiento solo. Registra el ingreso, el impuesto y lo que el cliente le debe. Usa el catálogo de cuentas de su empresa, que es su lista de cuentas contables. El contador revisa y aprueba, no digita.

La compra deja su rastro: Al recibir la mercadería y la factura del proveedor, el sistema registra la compra. Anota el gasto o el inventario, y lo que usted le debe al proveedor. Si la factura no coincide con lo recibido, el sistema lo marca antes de registrarla.

El pago cierra el círculo: Cuando aplica un pago a una factura, el sistema cancela el saldo. En el mismo paso registra el movimiento del banco. Conciliar es cuadrar el banco con la contabilidad. Eso ya no depende de la memoria.

El inventario mueve el costo: Cada movimiento de bodega actualiza el costo de ventas. El costo de ventas es lo que le costó la mercadería vendida. Se calcula con el método de costeo que usa su empresa. Así, el margen ya no se calcula aparte en una hoja.

La planilla se contabiliza sola: Con el módulo de planillas activo, la planilla del mes se registra sola en contabilidad. Genera su provisión y los asientos de la parte patronal. La provisión es el dinero que se aparta para pagos futuros. Nadie vuelve a digitar los totales.

Los ajustes quedan firmados: Puede hacer asientos a mano, pero cada uno lleva responsable, fecha, motivo y respaldo adjunto. Nadie cambia un período ya cerrado sin dejar rastro.

Software contable de caja frente a módulo contable a la medida

Un programa contable de caja es un programa comercial que se compra ya hecho. Resuelve bien el registro contable. Pero no resuelve la distancia entre ese registro y la operación de su empresa.

Origen del dato: Alguien vuelve a digitar lo que ya pasó en la operación. El asiento nace del documento que la operación ya registró.

Catálogo de cuentas: Trae una lista de cuentas estándar, y su empresa se tiene que adaptar a ella. Usa su propio catálogo de cuentas y su forma de agruparlas. También sus centros de costo, o sea, las áreas a las que asigna gastos.

Momento del cierre: Para cerrar las cuentas del mes, hay que esperar a que todo esté digitado. La información ya está en el sistema. Cerrar es revisar, no digitar.

Reportes de gerencia: Los formatos que el producto trae de fábrica. Los reportes que su gerencia pide, con los cortes que usa.

Costo por usuario: Se paga una licencia al mes por cada persona que necesita entrar. No paga licencia por usuario. El sistema es de su empresa.

Cómo se integra con la facturación electrónica FEL

La conexión con su certificador FEL viene incluida en el ERP, en todos los niveles. Esa conexión no forma parte del módulo contable. FEL es la factura electrónica de la SAT. En Guatemala, se emite a través de un certificador autorizado por la SAT. Nosotros no somos certificador y no emitimos certificaciones. Eso lo hace el certificador que su empresa contrata.

Lo que hacemos es conectar su ERP con ese certificador. El documento se arma con la información que ya está en el sistema. Luego se envía a certificar. El resultado regresa con su número de autorización. Queda guardado junto a la venta que lo originó.

El módulo contable convierte cada factura certificada en su asiento contable. Así nadie digita la misma factura en dos lugares. La venta, el documento certificado y el asiento contable son el mismo hecho. Solo se ven en tres pantallas distintas.

No somos certificador FEL: No emitimos ni sustituimos la certificación de la SAT. Si su empresa todavía no tiene certificador, se lo decimos en la llamada de diagnóstico. Le explicamos qué necesita tener contratado antes de que la conexión tenga sentido. Trabajamos con el certificador que usted ya use.

Cuándo conviene construirlo y cuándo no

Puede que su empresa tenga poco volumen y facture poco. Puede que, además, su contador externo lleve los libros sin problemas. En ese caso, un programa contable comercial es más barato y suficiente. Se lo diremos con claridad.

Conviene el módulo a la medida cuando su contabilidad depende de una operación compleja. Por ejemplo, cuando tiene varias bodegas o varios tipos de cliente. También cuando maneja centros de costo reales. O cuando el cierre de cada mes consume días de trabajo de personal calificado.

Cuánto cuesta un software contable a la medida en Guatemala

El módulo contable cuesta Q5,000, en un solo pago. Se suma al nivel de ERP que le corresponda, sea Esencial, Operativo o Integral. La mensualidad es la del nivel base que se seleccione. El módulo no hace que una operación compleja pase a un nivel inferior.

El ERP y los módulos contable y de planillas se pueden pagar en cuotas. Son cuotas de 3, 6 o 12 meses, sin intereses ni recargos. El total es el mismo en cualquier modalidad.

El módulo automatiza y conecta el trabajo contable. Así el contador revisa y trabaja con la misma información, sin volver a digitarla. No reemplaza al contador ni al profesional responsable. Tampoco es asesoría contable, tributaria ni legal.

Las funciones mayores que pida después del alcance acordado son una fase adicional. Esa fase se define y se cotiza antes de empezar.