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Flujos distintos por servicio o cliente
Una instalación, una visita preventiva y una reparación pueden necesitar estados, formularios, responsables y criterios de cierre diferentes. Algunos clientes también exigen su propio formato o validación.
Un software de órdenes de trabajo conecta la solicitud, asignación, ejecución, evidencias, materiales, aprobación, cierre y cobro de cada servicio. Nosotros lo construimos a la medida cuando las reglas de su empresa obligan a técnicos, coordinadores y administración a completar el proceso con WhatsApp, hojas, llamadas o doble digitación.
Si un software estándar ya cubre cómo recibe, asigna, ejecuta y cierra sus órdenes de trabajo, probablemente no necesita uno a la medida. Si su equipo todavía depende de WhatsApp, hojas, llamadas o doble digitación porque su proceso no cabe en el sistema, construimos el flujo alrededor de su operación.
No vendemos una aplicación móvil empacada. Construimos un sistema web a la medida que, cuando el alcance lo requiere, el técnico puede usar desde el navegador de su teléfono.
Primero documentamos tipos de servicio, responsables, aprobaciones, evidencias y excepciones; después definimos por escrito la primera fase.
CASO DE USO DEL SERVICIO ERP
Esta página explica cómo aplicamos nuestro desarrollo de ERP y software a la medida a operaciones de servicio técnico y trabajo de campo.
El problema no suele ser crear una orden. Aparece cuando cada tipo de servicio sigue reglas distintas y el equipo debe salir del sistema para decidir quién atiende, qué debe aprobarse, qué evidencia se exige o cómo se cierra y cobra el trabajo.
Una instalación, una visita preventiva y una reparación pueden necesitar estados, formularios, responsables y criterios de cierre diferentes. Algunos clientes también exigen su propio formato o validación.
La programación puede depender de habilidad técnica, zona, disponibilidad, urgencia, contrato o equipo atendido, no solo de quién aparece libre en una agenda.
Cambios de alcance, gastos, repuestos, segundas visitas o incumplimientos pueden requerir aprobación y dejar registro de quién decidió antes de continuar.
Los servicios recurrentes nacen de un calendario o contrato; los correctivos, de una falla. Ambos necesitan historial, pero no necesariamente recorren el mismo proceso.
Una nueva visita puede corresponder a garantía, trabajo pendiente, diagnóstico adicional o un servicio nuevo. Esa diferencia afecta responsables, materiales y facturación.
Repuestos utilizados, tiempos comprometidos y condiciones por contrato deben acompañar la orden. Cuando se controlan aparte, cuesta saber el costo y cumplimiento reales del servicio.
El sistema tiene valor cuando conserva el contexto de principio a fin. El alcance puede conectar este recorrido para que coordinación, técnicos, administración y gerencia trabajen sobre la misma orden sin reconstruirla en cada etapa.
FLUJO OPERATIVO POSIBLE
El aviso entra con cliente, equipo, ubicación y problema; el flujo puede clasificar tipo, urgencia, contrato y nivel de servicio aplicable.
Coordinación asigna según habilidad, zona y disponibilidad, con las aprobaciones o escalaciones que correspondan.
El técnico recibe la orden desde el navegador de su teléfono y consulta instrucciones, historial y datos necesarios para la visita.
Fotos, comentarios, listas de verificación, materiales y trabajo realizado pueden quedar asociados a la orden según el alcance.
Si aparece trabajo adicional, el sistema puede solicitar una cotización o aprobación antes de cambiar el alcance autorizado.
La conformidad del cliente, una firma o la ubicación pueden capturarse cuando sean relevantes y estén incluidas en el proyecto.
La orden cerrada puede alimentar facturación, integración FEL mediante un certificador autorizado por la SAT y seguimiento de cobro cuando corresponda.
El servicio conserva el historial del cliente y equipo para revisar garantías, revisitas, materiales, cumplimiento y carga de trabajo.
Estas capacidades pueden formar parte del alcance cuando resuelven una necesidad comprobada. No todas se incluyen automáticamente ni tienen que construirse en la primera fase.
Programación por fecha, zona, habilidad, disponibilidad, prioridad o reglas acordadas para cada tipo de orden.
Permisos para técnicos, coordinación, supervisión y administración, con autorizaciones y escalaciones registradas.
Listas de verificación, fotos, comentarios y datos capturados por el técnico desde el navegador de su teléfono.
Consumo, devolución o reserva de materiales vinculados con inventario cuando ese control forma parte del alcance.
Historial de órdenes, diagnósticos, revisitas, garantías y datos relevantes por cliente o equipo atendido.
Reglas por contrato, niveles de servicio y generación o programación de mantenimientos recurrentes.
Firma de conformidad y captura de ubicación solo cuando aportan evidencia necesaria al proceso definido.
Control de herramientas o flota cuando sea relevante, junto con cotizaciones y aprobaciones para trabajos adicionales.
Datos de la orden conectados con facturación e integración mediante un certificador FEL autorizado por la SAT, además del seguimiento de cobro.
Pendientes, cumplimiento, revisitas, materiales, carga por técnico y otros reportes definidos alrededor de decisiones reales.
Construir un sistema propio no es el primer paso para toda operación de servicio técnico.
UNA SOLUCIÓN ESTÁNDAR PUEDE SER SUFICIENTE
Si todas sus órdenes siguen los mismos pasos, la asignación es simple y no necesita reglas especiales para contratos, evidencias, materiales, garantías o aprobaciones, un software estándar por suscripción probablemente será más rápido y económico.
Nosotros recomendamos desarrollo a la medida cuando las diferencias son estables, importantes y costosas de sostener manualmente.
El punto en común no es una industria específica, sino una operación de campo con reglas propias que debe coordinar personas, evidencia, materiales y compromisos con el cliente.
Empresas que programan visitas preventivas, instalaciones y atención correctiva con distintos técnicos o zonas.
Equipos que necesitan distinguir diagnósticos, garantías, revisitas, repuestos y autorizaciones del cliente.
Operaciones que coordinan solicitudes, prioridades, responsables, evidencias y cierres entre campo y oficina.
Empresas que deben aplicar condiciones por cliente, niveles de servicio y trabajos recurrentes sin perder trazabilidad.
Usamos el mismo proceso de nuestro servicio principal de ERP: entendemos cómo trabaja hoy su equipo, identificamos las excepciones que realmente importan, dejamos el alcance por escrito y entregamos por fases para validar el sistema con quienes coordinan y ejecutan el servicio.
Mapeamos su proceso actual y encontramos dónde se pierde el tiempo.
Recibe un alcance documentado y un precio fijo antes de que se construya nada.
Las funciones de mayor valor se construyen primero.
Dos rondas de revisión por cada fase entregada.
Información migrada, equipo capacitado, sistema en operación.
Monitoreo, soporte y la siguiente fase cuando usted esté listo.
Desde Q6,000
construcción según complejidad
DESDE Q700 AL MES
Q6,000
Q700 al mes
Una operación simple: un flujo o departamento principal, roles sencillos, reportería básica, migración ligera y reglas o integraciones de baja complejidad.
Q12,000
Q1,200 al mes
Varios flujos o departamentos conectados, más roles y permisos, automatizaciones, tableros, activos, inventario, proyectos, contratos o cobros, con integraciones y migración moderadas.
Q20,000
Q1,800 al mes
Una operación compleja de varias áreas, con sucursales o bodegas cuando aplica, aprobaciones avanzadas, migración más amplia, múltiples integraciones y flujos operativos o financieros avanzados.
MÓDULOS OPCIONALES
Pago único adicional al nivel de ERP que corresponda.
Pago único adicional al nivel de ERP que corresponda.
El nivel se asigna según la complejidad de la operación, las integraciones, las reglas de negocio, los roles y la migración. Los módulos opcionales se suman al nivel que corresponda y no convierten una operación compleja en un proyecto Esencial.
Después de la llamada de diagnóstico, el nivel, el alcance y el precio de construcción quedan definidos por escrito. Ese precio no cambia dentro del alcance acordado.
La mensualidad cubre operación, monitoreo, respaldos, atención de incidentes, soporte y mejoras menores dentro del alcance existente, como ajustes de configuración y mantenimiento. No incluye módulos nuevos ni funciones de alcance mayor.
La mensualidad corresponde al nivel elegido y todos reciben soporte lunes a sábado, de 08:00 a 18:00, hora de guatemala.
Inventario y control de materiales son capacidades del ERP, no un módulo opcional con precio fijo. Contabilidad y planillas pueden añadirse por Q2,500 cada uno al nivel que corresponda; ninguno sustituye el criterio ni la responsabilidad de un contador profesional.
La construcción del ERP y los módulos contable y de planillas se pueden pagar en cuotas de 3, 6, 12, 18, 24, 36 o 48 meses, sin intereses ni recargos. El total es el mismo en cualquier modalidad.
Si una solución estándar cubre sus tipos de orden, asignaciones, evidencias, materiales, garantías, aprobaciones y reportes sin controles paralelos, probablemente no necesita construir una. El desarrollo a la medida se justifica cuando sus reglas propias son estables, críticas y no caben razonablemente en el software disponible.
DIAGNÓSTICO OPERATIVO
Mapeamos cómo entra, se asigna, se ejecuta y se cierra una orden. Después le decimos con claridad si conviene construir, integrar o usar una solución estándar.