Un ERP para distribuidoras conecta pedidos, precios, crédito, inventario, bodegas, despacho, cobros y reportes según las reglas reales de la empresa. Nosotros lo construimos a la medida cuando una solución estándar obliga a mantener hojas de cálculo, mensajes y controles manuales para completar la operación.
Si un ERP estándar ya resuelve su operación, probablemente no necesita uno a la medida.
Si su distribuidora tiene reglas propias para precios, crédito, bodegas, rutas, devoluciones, comisiones, aprobaciones o despacho y todavía usa Excel, WhatsApp o procesos manuales para cubrir lo que su sistema no puede hacer, construimos el ERP alrededor de su forma de trabajar.
No ofrecemos un producto empacado ni una lista cerrada de módulos. Primero mapeamos cómo entra un pedido, qué condiciones debe validar, cómo se reserva y despacha el inventario, qué ocurre con una devolución y qué necesita ver la gerencia.
Después definimos por escrito qué conviene construir en la primera fase.
CASO DE USO DEL SERVICIO ERP
Esta página explica cómo aplicamos nuestro servicio de desarrollo de ERP a operaciones de distribución.
El problema no suele ser la falta de un módulo. Aparece cuando el sistema obliga a sacar una parte crítica del trabajo a hojas, chats o autorizaciones verbales porque las reglas reales de la distribuidora no caben en su configuración.
Cada cliente puede tener una lista de precios, descuentos por volumen, condiciones de crédito o límites que requieren autorización. Si esas excepciones se validan fuera del pedido, el equipo pierde tiempo y control.
Una venta puede necesitar existencias de varias bodegas, entregas parciales o inventario reservado. El sistema estándar deja de encajar cuando no refleja cómo decide su empresa qué separar, trasladar o despachar.
Los vendedores pueden trabajar por zona o ruta, mientras ciertos descuentos, devoluciones o pedidos fuera de crédito necesitan aprobación. El flujo debe dejar claro quién solicita, quién autoriza y qué cambia después.
Una devolución puede afectar inventario, saldo, comisión y documento de venta de formas distintas. Cuando cada área corrige su parte por separado, el reporte final deja de ser confiable.
No todos los pedidos salen completos ni en el orden en que entraron. Fechas prometidas, disponibilidad, rutas y prioridades comerciales pueden definir qué prepara la bodega y qué queda pendiente.
La gerencia puede necesitar márgenes por cliente, rotación por bodega, cartera por vendedor, devoluciones por causa o cumplimiento de despacho. Si el dato se reconstruye a mano, el sistema no representa la operación completa.
Un ERP de distribución tiene valor cuando cada paso recibe la información del anterior y deja preparado el siguiente. El alcance puede conectar este recorrido sin pedir que cada área vuelva a capturar o reconciliar los mismos datos.
FLUJO OPERATIVO POSIBLE
El vendedor registra una sola vez productos, cantidades, cliente, dirección, fecha requerida y condiciones acordadas.
El flujo puede validar la lista aplicable, descuentos, saldo, límite de crédito y aprobaciones antes de comprometer inventario.
Según el alcance, el sistema consulta existencias por bodega, reserva unidades y separa el pedido entre ubicaciones o entregas.
Preparación, revisión, salida y asignación de ruta quedan vinculadas al pedido, con responsables y pendientes visibles.
La entrega total o parcial actualiza el estado; una devolución puede iniciar el flujo acordado de revisión, reingreso o ajuste.
Cuando aplica, podemos integrar la emisión con un certificador FEL autorizado por la SAT desde la información aprobada del pedido.
Los pagos, saldos y vencimientos pueden quedar asociados al cliente y al documento para dar seguimiento a la cartera.
La gerencia consulta reportes construidos desde los mismos movimientos que registraron ventas, bodega, despacho y cobros.
El alcance se configura según la operación diagnosticada. Estas son capacidades que podemos construir cuando resuelven un problema real; no significa que todas entren automáticamente en cada proyecto o en la primera fase.
Listas de precios por cliente o segmento, descuentos sujetos a reglas, límites de crédito, excepciones y aprobaciones registradas.
Existencias, reservas, traslados, ubicaciones y movimientos por bodega. Puede profundizar en nuestro sistema de inventario dentro del ERP.
Estados adaptados al proceso, entregas parciales, preparación de bodega, asignación de ruta y seguimiento de pendientes.
Flujos para revisar devoluciones y aplicar las reglas acordadas sobre existencias, saldos y comisiones de vendedores.
Documentos generados desde la operación, integración con un certificador FEL cuando corresponde y seguimiento de cuentas por cobrar.
Permisos por función, autorizaciones según reglas de negocio y reportes definidos alrededor de las decisiones que toma la empresa.
Una solución a la medida no es la opción correcta solo porque una distribuidora quiera digitalizarse.
UNA OPCIÓN MÁS SIMPLE PUEDE SER MEJOR
Si maneja procesos sencillos, una sola bodega, precios estándar y un flujo de pedido, despacho y cobro sin excepciones importantes, un sistema disponible por suscripción probablemente será más rápido y económico.
Nosotros recomendamos construir a la medida cuando las diferencias operativas son estables, importantes y costosas de sostener con trabajo manual.
Usamos el mismo proceso de desarrollo de nuestro servicio principal de ERP: primero entendemos la operación, dejamos el alcance por escrito y entregamos por fases para validar el sistema con quienes lo usarán.
Mapeamos su proceso actual y encontramos dónde se pierde el tiempo.
Recibe un alcance documentado y un precio fijo antes de que se construya nada.
Las funciones de mayor valor se construyen primero.
Dos rondas de revisión por cada fase entregada.
Información migrada, equipo capacitado, sistema en operación.
Monitoreo, soporte y la siguiente fase cuando usted esté listo.
Desde Q6,000
construcción según complejidad
DESDE Q700 AL MES
Q6,000
Q700 al mes
Una operación simple: un flujo o departamento principal, roles sencillos, reportería básica, migración ligera y reglas o integraciones de baja complejidad.
Q12,000
Q1,200 al mes
Varios flujos o departamentos conectados, más roles y permisos, automatizaciones, tableros, activos, inventario, proyectos, contratos o cobros, con integraciones y migración moderadas.
Q20,000
Q1,800 al mes
Una operación compleja de varias áreas, con sucursales o bodegas cuando aplica, aprobaciones avanzadas, migración más amplia, múltiples integraciones y flujos operativos o financieros avanzados.
MÓDULOS OPCIONALES
Pago único adicional al nivel de ERP que corresponda.
Pago único adicional al nivel de ERP que corresponda.
El nivel se asigna según la complejidad de la operación, las integraciones, las reglas de negocio, los roles y la migración. Los módulos opcionales se suman al nivel que corresponda y no convierten una operación compleja en un proyecto Esencial.
Después de la llamada de diagnóstico, el nivel, el alcance y el precio de construcción quedan definidos por escrito. Ese precio no cambia dentro del alcance acordado.
La mensualidad cubre operación, monitoreo, respaldos, atención de incidentes, soporte y mejoras menores dentro del alcance existente, como ajustes de configuración y mantenimiento. No incluye módulos nuevos ni funciones de alcance mayor.
La mensualidad corresponde al nivel elegido y todos reciben soporte lunes a sábado, de 08:00 a 18:00, hora de guatemala.
Inventario y múltiples bodegas son capacidades del ERP, no un módulo opcional con precio fijo. Contabilidad y planillas pueden añadirse por Q2,500 cada uno al nivel que corresponda; ninguno sustituye el criterio ni la responsabilidad de un contador profesional.
La construcción del ERP y los módulos contable y de planillas se pueden pagar en cuotas de 3, 6, 12, 18, 24, 36 o 48 meses, sin intereses ni recargos. El total es el mismo en cualquier modalidad.
Si un sistema empacado cubre sus precios, crédito, inventario, bodegas, despacho, devoluciones y reportes sin obligarlo a mantener controles paralelos, probablemente no necesita construir uno. Un ERP a la medida se justifica cuando las reglas propias de la distribuidora son estables, críticas para operar y no caben de forma razonable en una solución estándar.
EVALUACIÓN INICIAL
Mapeamos dónde el sistema actual deja de encajar y le decimos con claridad si conviene construir, integrar o seguir con una solución estándar.