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Tarifas con reglas propias
El precio puede variar por máquina, cliente, proyecto, periodo, operador, transporte, horas extra o renta mínima. Cuando esas reglas viven en la cabeza de alguien, cada cotización se vuelve manual.
Un sistema de renta de maquinaria conecta cada unidad con su disponibilidad, cliente, contrato, ubicación, entrega, devolución, condición, cargos y mantenimiento. Nosotros lo construimos a la medida cuando sus tarifas, garantías, logística o reglas de aprobación obligan a sostener la operación con Excel, WhatsApp y controles separados.
Si un software estándar ya controla su disponibilidad, contratos, entregas, devoluciones, mantenimiento y cobros, probablemente no necesita uno a la medida.
Si su operación todavía depende de Excel, WhatsApp, llamadas o controles separados porque sus reglas no caben en el sistema, construimos el flujo alrededor de cómo renta su maquinaria.
Nosotros no rentamos ni operamos maquinaria: construimos el sistema con el que usted la administra. Primero documentamos cómo cotiza, reserva, entrega, recibe, inspecciona y mantiene cada unidad; después dejamos por escrito el alcance de la primera fase.
CASO DE USO DEL SERVICIO ERP
Esta página explica cómo aplicamos nuestro desarrollo de ERP y software a la medida a empresas que rentan maquinaria y equipo.
Rentar una máquina es fácil de registrar. La dificultad aparece cuando la tarifa depende del cliente y del proyecto, cuando la disponibilidad depende del estado físico de cada unidad y cuando cada devolución puede generar cargos distintos.
El precio puede variar por máquina, cliente, proyecto, periodo, operador, transporte, horas extra o renta mínima. Cuando esas reglas viven en la cabeza de alguien, cada cotización se vuelve manual.
Usted no renta cinco unidades genéricas: renta una máquina identificable con su serie, sus horas, su historial y su condición. El control por cantidad deja de servir cuando cada unidad tiene su propia vida.
Una unidad puede estar reservada, rentada, con devolución atrasada, en mantenimiento, con falla, en traslado o en inspección. Sin esa distinción, el calendario promete equipo que no puede entregarse.
Cada tipo de cliente puede exigir condiciones distintas de contrato, depósito o garantía, con documentos, autorizaciones y responsables que deben quedar registrados.
Una renta se extiende parcialmente, se devuelve antes o se sustituye por otra unidad cuando la máquina falla. Cada caso cambia el cálculo del cobro y la disponibilidad.
La entrega y la recolección tienen costo, ventana de tiempo y responsable. Además cambia si la máquina se renta con operador o sin él.
Accesorios que no regresan, combustible, limpieza, golpes o desgaste fuera de lo normal se convierten en cargos que deben respaldarse con evidencia de la inspección.
El mantenimiento puede regirse por horas, fechas, uso o condición, y los descuentos, extensiones, exoneraciones de daño o términos excepcionales pueden requerir autorización de alguien más. A esto se suman varios patios, sucursales o ubicaciones.
El sistema aporta valor cuando cada etapa conserva el contexto de la anterior. El alcance puede conectar este recorrido para que ventas, patio, logística, mantenimiento y administración trabajen sobre la misma unidad y el mismo contrato.
CICLO DE RENTA POSIBLE
La consulta entra con cliente, proyecto, equipo requerido y fechas; la cotización puede aplicar las reglas de tarifa, transporte y renta mínima que su empresa ya utiliza.
El sistema puede revisar qué unidades están libres en ese periodo, considerando reservas, rentas activas, devoluciones pendientes y mantenimiento programado.
Descuentos, condiciones especiales o crédito pueden pasar por aprobación antes de generar el contrato, el depósito o la garantía acordada.
Antes de salir del patio, la unidad puede registrar su condición, accesorios, combustible, horas y fotos como respaldo del estado inicial.
La entrega o el transporte quedan programados y la máquina se registra como rentada, con su ubicación, cliente, proyecto y fecha de devolución.
Extensiones, devoluciones anticipadas o sustituciones pueden actualizar disponibilidad y cobro sin abrir un control aparte.
Al regresar, la inspección compara contra el estado de salida y puede generar cargos por daños, faltantes, combustible o limpieza con su evidencia.
Si corresponde mantenimiento, la unidad puede bloquearse mientras se atiende; el contrato cerrado alimenta facturación, integración FEL mediante un certificador autorizado por la SAT y cobranza.
Cada máquina acumula su historial de rentas, daños y mantenimientos, y la operación obtiene reportes de utilización, tiempo ocioso e ingreso por unidad.
Estas capacidades pueden formar parte del alcance cuando resuelven una necesidad comprobada. No todas se incluyen automáticamente ni tienen que construirse en la primera fase.
Registro de cada máquina con su serie, número de activo, accesorios, horas o kilometraje y estado actual dentro de la operación.
Calendario de disponibilidad con detección de conflictos entre reservas, rentas activas, devoluciones atrasadas y mantenimientos programados.
Precios por hora, día, semana o mes, además de la lógica propia de su empresa para clientes, proyectos, renta mínima, transporte u horas extra.
Generación del contrato de renta con sus condiciones, depósito o garantía, documentos asociados y autorizaciones cuando aplican.
Programación de despacho y recolección, cargos de transporte y asignación de operador cuando la máquina se renta con él.
Seguimiento de dónde está y en qué estado se encuentra cada unidad como registro del negocio. No ofrecemos GPS ni telemetría salvo que se defina expresamente en el alcance.
Listas de verificación y fotos antes y después de la renta, con registro de daños, faltantes y cargos adicionales respaldados por evidencia.
Programación por horas, fechas, uso o condición, con órdenes de trabajo cuando ese control forma parte del alcance.
Control de repuestos, accesorios y consumibles vinculados con el inventario cuando el mantenimiento se administra dentro del mismo sistema.
Varias ubicaciones con su propio equipo disponible, además de permisos y aprobaciones por rol para descuentos, extensiones o exoneraciones.
Datos del contrato conectados con facturación e integración mediante un certificador FEL autorizado por la SAT, además del seguimiento de cobro.
Utilización, tiempo ocioso, ingreso y costo por máquina, devoluciones próximas y mantenimientos por vencer, definidos alrededor de decisiones reales.
Construir un sistema propio no es el primer paso para toda empresa que renta equipo.
UNA SOLUCIÓN ESTÁNDAR PUEDE SER SUFICIENTE
Si maneja pocas unidades, tarifas simples, un solo patio, entregas sin logística complicada, mantenimiento básico y no necesita reglas especiales de aprobación ni integraciones propias, un software estándar de alquileres por suscripción probablemente será más rápido y económico.
Nosotros recomendamos desarrollo a la medida cuando las diferencias son estables, importantes y costosas de sostener manualmente.
El punto en común no es el tipo de máquina, sino administrar activos propios que se rentan, se mueven, se dañan y necesitan mantenimiento para seguir generando ingreso.
Empresas que rentan equipo de movimiento de tierra, compactación o construcción, con transporte, operador y proyectos de por medio.
Flotas de elevadores, plataformas y montacargas donde la disponibilidad por unidad y la inspección son parte del servicio.
Equipo con control de horas de uso, consumibles y mantenimiento preventivo asociado al periodo rentado.
Empresas con muchas unidades pequeñas, varios patios o sucursales, y necesidad de saber qué está rentado, dónde y en qué estado.
Usamos el mismo proceso de nuestro servicio principal de ERP: entendemos cómo trabaja hoy su operación, identificamos las excepciones que realmente importan, dejamos el alcance y la fecha por escrito, y entregamos por fases para validar el sistema con patio, logística, mantenimiento y administración.
Mapeamos su proceso actual y encontramos dónde se pierde el tiempo.
Recibe un alcance documentado y un precio fijo antes de que se construya nada.
Las funciones de mayor valor se construyen primero.
Dos rondas de revisión por cada fase entregada.
Información migrada, equipo capacitado, sistema en operación.
Monitoreo, soporte y la siguiente fase cuando usted esté listo.
Desde Q6,000
construcción según complejidad
DESDE Q700 AL MES
Q6,000
Q700 al mes
Una operación simple: un flujo o departamento principal, roles sencillos, reportería básica, migración ligera y reglas o integraciones de baja complejidad.
Q12,000
Q1,200 al mes
Varios flujos o departamentos conectados, más roles y permisos, automatizaciones, tableros, activos, inventario, proyectos, contratos o cobros, con integraciones y migración moderadas.
Q20,000
Q1,800 al mes
Una operación compleja de varias áreas, con sucursales o bodegas cuando aplica, aprobaciones avanzadas, migración más amplia, múltiples integraciones y flujos operativos o financieros avanzados.
MÓDULOS OPCIONALES
Pago único adicional al nivel de ERP que corresponda.
Pago único adicional al nivel de ERP que corresponda.
El nivel se asigna según la complejidad de la operación, las integraciones, las reglas de negocio, los roles y la migración. Los módulos opcionales se suman al nivel que corresponda y no convierten una operación compleja en un proyecto Esencial.
Después de la llamada de diagnóstico, el nivel, el alcance y el precio de construcción quedan definidos por escrito. Ese precio no cambia dentro del alcance acordado.
La mensualidad cubre operación, monitoreo, respaldos, atención de incidentes, soporte y mejoras menores dentro del alcance existente, como ajustes de configuración y mantenimiento. No incluye módulos nuevos ni funciones de alcance mayor.
La mensualidad corresponde al nivel elegido y todos reciben soporte lunes a sábado, de 08:00 a 18:00, hora de guatemala.
Inventario y control de repuestos son capacidades del ERP, no un módulo opcional con precio fijo. Contabilidad y planillas pueden añadirse por Q2,500 cada uno al nivel que corresponda; ninguno sustituye el criterio ni la responsabilidad de un contador profesional.
La construcción del ERP y los módulos contable y de planillas se pueden pagar en cuotas de 3, 6, 12, 18, 24, 36 o 48 meses, sin intereses ni recargos. El total es el mismo en cualquier modalidad.
Si una solución estándar de alquileres cubre su disponibilidad, tarifas, contratos, entregas, inspecciones, mantenimiento y cobros sin controles paralelos, probablemente no necesita construir una. El desarrollo a la medida se justifica cuando sus reglas propias son estables, críticas y no caben razonablemente en el software disponible.
DIAGNÓSTICO OPERATIVO
Mapeamos cómo cotiza, reserva, entrega, recibe y mantiene cada máquina. Después le decimos si conviene construir, integrar o usar una solución estándar.