Sistema de inventario a la medida en Guatemala

Sistema de inventario a la medida en Guatemala

Un sistema de inventario a la medida registra existencias, movimientos y responsables. También controla lotes, es decir, grupos de producto fabricados o recibidos juntos. Todo esto es una capacidad estándar del ERP. El ERP es un solo sistema que une pedidos, bodega, compras, cobros y reportes. El ERP inicia en Q15,000. La construcción toma normalmente entre tres y cuatro semanas. El plazo cuenta desde que recibimos de su parte la información necesaria. El nivel, el alcance y la fecha comprometida quedan definidos por escrito.

Casi ninguna empresa pierde inventario de golpe. Lo pierde en pequeñas cantidades y en momentos concretos. Por ejemplo, una salida que se anotó en un cuaderno. O un traslado entre bodegas que nadie registró. O una devolución que volvió a la bodega sin documento.

Al final del año, el faltante aparece completo en el conteo físico. Para entonces ya no se puede saber cuándo ocurrió ni quién estuvo involucrado. El conteo confirma el problema, pero llega tarde para explicarlo.

Un sistema de inventario a la medida tiene otro propósito. No sirve para contar mejor una vez al año. Sirve para que cada movimiento tenga documento, responsable y hora. Todo eso se registra en el momento en que sucede.

Cómo se ve el control de existencias

Pantalla de ejemplo con datos ficticios. Muestra cómo funciona el módulo. Verá existencias por bodega y movimientos con su responsable. También verá avisos cuando un artículo llega a su mínimo, antes de agotarse.

Qué controla el módulo de inventario

No todos los bloques entran en la fase uno. Juntos elegimos los que resuelven primero el problema que hoy cuesta más dinero.

Existencias por bodega y ubicación: Muestra el saldo real por bodega, por pasillo o por estantería. El detalle alcanza para encontrar el producto sin preguntar.

Movimientos con documento: Registra cada ingreso, salida, traslado, devolución y ajuste. Cada uno lleva motivo, responsable, fecha y hora. No hay manera de mover existencias sin dejar rastro.

Lotes y vencimientos: Controla lotes, o grupos de producto, con su fecha de vencimiento. Es para empresas con producto perecedero o regulado. La salida va por orden de caducidad, es decir, primero sale lo que vence antes.

Mínimos y reposición: Cada artículo tiene su punto de reorden, el nivel en que conviene volver a comprar. El sistema avisa antes de que el artículo se agote. También sugiere qué comprar y a qué proveedor.

Costeo y valorización: Calcula cuánto le cuesta cada producto y cuánto vale su inventario. Usa el método de costeo que su empresa aplica. El costo de ventas, es decir, lo que costó lo vendido, sale del mismo movimiento.

Conteos cíclicos: Programa conteos de una parte del inventario, por familia de productos o por bodega. Cada diferencia se registra como un ajuste con documento. No queda como una corrección invisible.

Tres formas de contar y cuándo usar cada una

Un buen sistema de inventario no elimina el conteo físico. Lo vuelve más corto y más útil.

Conteo cíclico: Se cuenta un grupo pequeño de artículos cada semana, sin detener la operación. Es la forma más efectiva de detectar una fuga en semanas y no en meses.

Conteo por excepción: Se cuenta solo lo que el sistema marca como sospechoso. Por ejemplo, rotación rara, ajustes repetidos o diferencias en despacho. La rotación es qué tan rápido sale un producto.

Conteo físico general: Se sigue haciendo una o dos veces al año, pero solo para confirmar. Si los movimientos ya están registrados, dura menos y explica más.

Qué queda registrado

Quién movió el producto: Cada movimiento lleva el usuario que lo hizo. No hay salidas anónimas ni ajustes sin autor.

Contra qué documento: Cada movimiento queda conectado con su documento. Un despacho se conecta con su pedido. Una recepción, con su orden de compra. Una devolución, con la venta que la originó.

Cuándo ocurrió: Cada movimiento guarda la fecha y la hora exactas. Así, una diferencia se puede ubicar en un turno y no en un mes completo.

Qué se ajustó y por qué: Los ajustes existen, pero cada uno exige un motivo. Si un ajuste se repite en la misma familia, deja de ser un accidente. Se vuelve un dato.

Cuándo un control de inventario a la medida se justifica

Hay empresas con pocos artículos en una sola bodega, donde el mismo dueño despacha. Para ellas basta un producto de caja, ya hecho, o incluso una hoja bien llevada. Si es su caso, se lo diremos.

El módulo a la medida se justifica cuando hay más de una bodega. También cuando el producto se mueve entre personas distintas. Igual si maneja lotes o consignación. La consignación es producto que se paga solo cuando se vende. Y se justifica cuando el faltante anual ya cuesta más que el sistema.

Cuánto cuesta un sistema de inventario en Guatemala

Inventario es una capacidad estándar del ERP. Puede ser la primera fase. No tiene un cargo adicional fijo. El nivel base puede ser Esencial, Operativo o Integral. Depende de la complejidad de bodegas, reglas, roles, integraciones y migración.

El nivel depende de qué tan compleja es la operación. Cuentan las integraciones, las reglas de negocio, los roles y la migración de datos. Los módulos opcionales se suman al nivel que corresponda. No convierten una operación compleja en un proyecto Esencial.

Tras la llamada de diagnóstico, el nivel, el alcance y el precio quedan por escrito. Ese precio de construcción no cambia dentro del alcance acordado. Las funciones mayores que pida después se cotizan como una fase adicional.